¿Funciona tu organización? Revisá rápido y fácil con una actividad integradora

Tu trabajo como directivo -¡o buen colaborador!- requiere resultados. Resultados que sólo se pueden conseguir organizando bien el trabajo de varias personas. Es un lindo desafío. Fijate que fácil es decir "yo cumplo mi rol, lo demás no es asunto mio". ¿Cómo haces para que cada uno ponga su rol al servicio del resultado grupal para conseguir lo mejor entre todos? Fijate cómo la selección, las evaluaciones, los incentivos y las métricas se enfocan casi exclusivamente en "que la gente cumpla su rol". Y eso que sabemos que "trabajar a reglamento" es una forma de protestar!

Te voy a mostrar formas muy simples y prácticas de mantener el foco en colaborar para conseguir un resultado grupal mejor, y que podés aplicar ya mismo y todas las veces que quieras. Te va a quedar una idea breve y automática, casi un reflejo, si lo integrás con lo mínimo que hay que saber sobre organizaciones y entedés que la diferencia es saber usar el feedback. El secreto es poder conectar acción con resultado, como equipo!

Para integrar las ideas y que se te haga automático aplicarlas, invirtamos un minuto en tener dos ejemplos bien fáciles: uno donde todos se enfocan en el resultado grupal y otro donde la definición de los roles "se come todo". Nos van a servir para explicarle a todos que buscamos! Los presento así después resumimos como usarlos.

Ejemplo simple de que queremos: ¡comer!

Creo que es el ejemplo más fácil de lo que queremos: todos nos juntamos a comer con amigos y familia y en general nos sale muy bien. Igual que en tu organización:

• Hay un objetivo para cumplir: comer rico, disfrutar el encuentro
• El logro puede tomar distintas formas: pizza a la noche, asado al mediodía, etc.
• Hay muchos caminos para alcanzarlo: distintos platos, lugares para hacerlo, quién hace qué, cuándo, etc.
• Depende de lo que ofrece el contexto: va a llover? en qué momento puede ayudar cada uno ej. con las compras? qué se consigue en la carnicería o verdulería?
• Hay tareas distintas y la gente se reparte roles: comprar bebidas, comprar comida, poner la mesa, cocinar el plato, cocinar el postre, etc.

Lo más importante de este ejemplo es que la gente siempre se arregla para lograrlo. Lo mismo que vos querés para tu organización. Y la mayoría de la gente lo logra incluso con otros que no se conocen, a veces hasta en otros países y culturas diferentes.

Ejemplos de lo que nos complica: "más grande, más rápido"

Parece mucho más fácil maximizar UNA métrica que averiguar que hay que hacer y en la cultura popular sobran ejemplos que ridiculizan ese exceso: el "coche grande" (pero aparatoso y propuesto como único atractivo), demasiado músculo y poco cerebro, demasiada teoría y poca práctica, el hopo más alto (pero ridículo), el aparato con tantas funciones y botones que nadie logra ni hacer lo más simple, "medir con micrómetro y cortar con motosierra", "parálisis por análisis", etc.

Notar que la tentación de relajarnos en maximizar UNA métrica es tan grande que todos nos rendimos a alguna. No sólo no hay un ejemplo en el que todos coincidan sino que nos tenemos que censurar para no ofender a nadie que haya invertido mucho en alguna.

Tal vez no se consiga talento en las empresas porque desde chiquitos en la escuela nos evalúan con notas "del uno al diez" en exámenes y se decide en base a eso que hacer tanto con alumnos como docentes, así que prácticamente todo el mundo se dedica por entero a los exámenes y las notas. También en las materias. ¿Quién se está ocupando de que los chicos puedan hacer algo que les guste "de punta a punta" y aprender del feedback, como organizar una obra de teatro o hacer una canción y cantarla o un campamento o una historieta que le guste a sus compañeros, etc.? ¿Cuántos adultos organizaron algo así?

La solución: actividades integradoras breves y seguras

Seguro te adelantaste y ya estás viendo el paso simple: hay que proponer ej. una vez por mes y dejar que distintos grupos de 3 a 6 personas organicen actividades simples. Lo mejor de todo es que lo hagan directamente para conseguir los resultados que busca la organización, pero si están aprendiendo y no hay una alternativa suficientemente segura pueden practicar primero con salir a comer, o ayudar una ONG o alguna causa, o intercambiar libros de escuela que los hijos de uno ya no necesitan y otros están a punto de necesitar, o hacer "clubes" para estudiar y aprobar exámenes, etc.

Lo importante es el foco en aprender y mejorar la organización. 

Resumiendo, tenés que ir proponiendo actividades para avanzar iterativamente. En cada una tiene que haber una pequeña mejora en todos y cada uno de estos items. Los presento empezando desde los más imprescindibles para cada persona que evoluciona desde sólo repetir una tarea hasta producir los resultados más evolucionados. Acordate que hay que ir avanzando simultáneamente en todos. Cada actividad integradora tiene que ser

• Breve, para que se vea el feedback: Los participantes tienen que ver muy clara la conexión entre lo que querían, que hicieron y qué paso. Podés empezar con actividades de 2h, después de 4h, 2 días, una semana... Aprender a encontrar el tamaño justo desarrolla "el arte del feedback" que la organización necesita.
• Segura, para experimentar: Si tienen miedo de las consecuencias, incluyendo cómo los van a ver los otros, no van a poder aprender nada. Igual que con la duración tienen que poder ir de muy seguras a manejarse con cada vez más riesgo. Podrían empezar con "conseguir una lista de causas en las que podríamos ayudar" o "describir cada uno un cliente que nos parece bueno", después contactarlos, tomar un problema para resolver, etc. Aprender a encontrar el tamaño justo desarrolla "el arte de experimentar" que la organización necesita.
• Hay tareas distintas y la gente se reparte roles: Tienen que poder enumerarlas y clarificarlas. Que cada uno entienda que trabaja con otras personas con percepciones y roles distintos y como hablarles es un paso muy importante. Nota que es lo más importante que hacen quienes organizan los negocios y ventas más grandes!
• Depende de lo que ofrece el contexto: Es bueno hacer checklists como los de los pilotos de avión o los protocolos de diagnóstico que usan los médicos. Aprender a mirar el contexto te ahorra muchísimos problemas, mínimo darte cuenta si no se parece a lo que esperabas y repetir lo que haces siempre puede traer más daño que bien.
• Hay muchos caminos para alcanzarlo: Esto es "resolver", es una organización que se mejora sola! Tenés que crear el hábito y el espacio para enumerar las opciones y comparar los costos y beneficios con las que estamos usando.
• El logro puede tomar distintas formas: Si lográs que aprendan a descubrir esas formas para la organización van a empezar a descubrir oportunidades de negocio! Pueden enumerar los criterios (ej. KRA) e ir enriqueciendo una lista de situaciones que los satisfarían.
• Hay un objetivo para cumplir: Todos entienden suficientemente bien que buscamos como para proponer varias formas satisfactorias distintas (comer pizza, comer asado, ir a comer afuera, pic-nic, merendar, etc.) Puede ser más fácil empezar con algo externo (juntarse a comer) pero hay que ir haciendo analogías e incorporarlo al objetivo de la organización. Si logras esto tu organización se convierte en una "máquina de crear valor" que puede descubrir nuevos negocios enteros a partir de lo que ya saben, tienen y sobretodo "son".