Organizar: ¿Cómo consigo ayuda?

Sos directivo o profesional y ganás conectando clientes con proveedores o liderando un grupo de gente. Ves oportunidades, entusiasmas y le propones un rol a cada uno. Tenés algo interesante para enseñar o para aportar. Tu éxito depende de sumar y alinear personas para lograrlo.

¿Cómo llegar más rápido a aprovechar las oportunidades que ves? ¿Cómo usar la experiencia de otros para organizar y evitar conflictos costosos con personas en el ámbito donde hay menos espacio para "prueba y error" pero sentirte plenamente dueño de la organización? 

Te propongo una lista de opciones fáciles y seguras, asumiendo que ya sabés lo mínimo que hay que saber y estás viendo las ventajas de dominar este arte. Pero antes, te ayudo a repasar los desafíos y establecer algunos criterios importantes.

Ayuda para organizar: Desafíos y criterios

Lo más importante es cuidar a las personas: ampliar y profundizar la comunicación. El foco del método tiene que ser garantizar el feedback rápido y la posibilidad de adaptarse. El mejor caso es cuando las personas se entusiasman con mejorar y empiezan a buscar los métodos y herramientas que más convienen. El objetivo de mi método al menos es que esa capacidad de aprender y crecer se queden en la organización.

Un ejemplo simple que sirve como guía: organizar debería ser como enseñar a andar en bicicleta. 

• No tener miedo es lo primero porque cuando la gente tiene miedo reacciona, se acalambra, no puede prestar atención, no puede reflexionar sobre lo que hace para mejorarlo, no escucha, desconfía... también en las organizaciones y eso generaría perdidas de todo tipo y probablemente ningún avance. Para que la gente se sienta segura hay que mostrarle que va a poder elegir el ritmo, preguntar, contar lo que siente...
• Los que menos tienen que tener miedo son los que lideran el cambio! Obviamente se tienen que preparar para nunca tener miedo de escuchar, de enterarse de desvíos o cosas que no habían pensado, de tener las charlas difíciles antes de que se conviertan en un problema. Es fácil prepararse antes y asegurarse la disponibilidad para disfrutar el proceso de cambio en equipo y transmitir la misma actitud al resto de la organización.
• Lo que sigue es crear espacios para experimentar. Lo que nos importa es el aprendizaje y la experimentación: "¿que vimos?, ¿que hicimos?, ¿que pasó?, ¿por qué?, ¿qué podemos hacer distinto?" Con la práctica se ven mil oportunidades suficientemente breves y simples para entender que pasó, que si salen mal no causan daños importantes y casi siempre dejan muchas mejoras importantes. Por este camino se puede aprender mucho con una serie de experiencias seguras y pequeñas pero a un ritmo sostenido. 
• El broche de oro es multiplicar. Con la repetición de experimentos pequeños cada vez más personas van entendiendo el método para aprender. Cada vez más personas en la organización pueden guiar a otros, crear oportunidades seguras de mejora cada vez que necesitan, etc. Así como media hora invertida en enseñarle bien a andar en bicicleta a alguien se convierte en que  pueda aprender muchas otras cosas del mismo modo, andar en bicicleta toda la vida y enseñarle a muchas otras personas.

Encarando el problema desde lo mínimo que hay que saber sobre organizar asegurás que el esfuerzo se convierte en ganancia para la organización. Se gana un sistema de aprendizaje que incorporará todos los métodos que hagan falta pero guiados por la efectividad y no como "un martillo que te hace ver todo como un clavo" o peor "muchísimos tipos de martillo que hacen ver todo como muchísimos tipos de clavo y querer resolver los problemas que causa martillar todo comprando un tipo nuevo de martillo" como pasa en esas organizaciones llenas de áreas, cursos y procedimientos pero que fallan en las cosas más básicas como tener papel en el baño o sillas para sentase.

Por supuesto que la persona que facilita el aprendizaje tiene que saber sobre el problema y verse convincente a los ojos de los que participan, no sólo para entender las prioridades del rubro y no causar daño proponiendo cosas absurdas sino para ganarse su respeto y no espantarlos con propuestas descabelladas. En mi experiencia se gana muchísimo si el que interviene puede mostrar en poco que puede resolver uno de los desafíos y como llegó a hacerlo. Por ejemplo mis conocimientos de software me permiten destrabar muchos problemas administrativos. conseguir datos o mostrar prototipos en un par de semanas. Así tenemos la solución rápido y enseñarle a otros como lo hice es un camino de lo más relajado. En general la actitud de encararlo así (experimento simple, prototipos, etc.) y mis "trucos técnicos" también se quedan en la organización.

Resumiendo la ayuda (consultoría/facilitación) 

• tiene que enfocarse en personas y como ayudarlas a organizarse
• tiene que garantizar un espacio seguro, confiable y experimentos breves para aprender
• los métodos los incorporan los participantes, aunque es importante que el facilitador tenga un buen repertorio, pueda mostrar cómo resuelve alguno de los desafíos, etc.

Demás esta decir que todas las charlas e información se tratan con absoluta confidencialidad incluso aunque no parezcan sensibles.

Ejemplos de ayuda (consultoría y facilitación)

Siempre es bueno fijar expectativas claras y dejarle el control al que pide la ayuda. En general le ofrezco "piezas" para que vaya armando lo que necesita a medida que quiere.

• Hora de consulta: Pedís y pagas esa hora. Recibís feedback, sugerencias, impresiones, etc.
  Ideal para ver por donde seguir, porque el riesgo y el costo es mínimo y la charla fluida.
  Deja buenas preguntas y le transmitís tu foco y prioridades al facilitador.
• Diagnóstico: Es como pedirle a alguien de confianza que cuide tus espaldas o tratar de mirarse en el espejo. Por un precio fijado de antemano, muy discretamente el facilitador se da una vuelta por el área de trabajo, ve como se trabaja, charla con alguna gente relevante, etc. y trata de llevarte imágenes que amplían tu mirada y te ayudan a ver nuevas posibilidades. Se puede complementar con comparaciones con otros casos y prácticas de la industria, etc. En general de este paso suelen salir bastantes ideas simples y que se pueden llevar rápido a la práctica.
• Orientación: Pedís actividades con precio fijado de antemano para ir agregando a un informe ordenado ("tu mapa") exploraciones sobre la industria, tu oferta, tu servicio, métodos que te pueden servir, prototipos de solución, datos relevantes y cómo podrías conseguirlos automáticamente, etc.
• Facilitación: Pedís que se logre un objetivo, ej. que la gente pueda lograr tal o cual cosa, ej. que se pongan de acuerdo y queden organizados para poder hacerlo repetidamente, etc. El facilitador trabaja codo a codo con la gente, mejor si es ocupando los roles que hagan falta de modo que se consiga el resultado y se enriquezca el modelo de como hacerlo con sus habilidades.

Me gustan estas piezas porque le dan resultados concretos y valiosos a los clientes con un precio y alcance que pueden controlar, además de que las pueden acomodar a su ritmo y garantizar un avance constante y fluido. Además están las típicas de charlas y capacitación, pero ¿por qué privarnos de agregarles resultados concretos para la organización si podemos?

En general en las primeras horas de consulta definimos indicadores (en lo posible KRA) que queremos que "paguen" la consultoría, ej. la organización consigue un cliente nuevo y gana más que los tres meses de facilitación que invirtió en lograrlo.

Organizado de esta manera tiene las mismas bondades que buscábamos en el ejemplo de la bicicleta: es seguro, el participante pone el ritmo del aprendizaje, elije cuanto invertir y a cambio de que, y en la medida que quiera seguir avanzando se puede quedar "con el pescado, la caña de pescar, el mapa de los lugares donde pescamos y como se hace para encontrarlos"